A tecnologia trouxe inúmeros benefícios às organizações: mais eficiência nas entregas, aumento da produtividade das equipes, inovações nas formas de trabalhar e, é claro, mais lucratividade.
Contudo, muitas empresas que buscam por melhorias de performance ainda esbarram em um aspecto essencial à gestão empresarial: a falta de padronização de processos.
Com tantos bancos de dados, acaba sendo inviável – e caro – gerenciar tudo da forma como era antigamente, usando enormes quantidades de papel.
Pensando nisso, preparamos um artigo que explica quais são os impactos negativos da falta de padronização de processos e como sua empresa pode solucionar essa questão por meio da tecnologia.
Boa leitura!
Por que é necessário padronizar processos?
A ideia principal por trás da padronização é que sua empresa deve ter um comportamento uniforme ao gerenciar todas as suas ações.
A padronização ajuda a garantir a qualidade, minimizando as chances de que detalhes cruciais sejam negligenciados.
Essa é uma estratégia que inviabiliza oscilações nos processos, independentemente do setor ou responsável pela atividade, sobretudo quando o negócio possui filiais.
Processos ineficientes desperdiçam inúmeras horas e recursos todos os anos, por isso a padronização oferece benefícios significativos para a organização.
Contudo, se as diretrizes elaboradas a respeito do assunto não forem eficientes, a organização certamente não obterá resultados satisfatórios.
Abaixo, listamos alguns problemas advindos da padronização ineficiente de processos. Confira!
Estrutura verticalizada
Uma estrutura hierárquica e departamentalizada sugere que há mais necessidade de aprovação da alta administração (gerentes e diretores), o que torna o trabalho diário mais burocrático e lento.
Com isso, cada área da empresa trabalha de acordo com suas próprias prioridades, desconsiderando os interesses comuns do negócio.
Por outro lado, uma metodologia orientada por processos sugere mais independência e responsabilidade.
Ao invés de comandar e controlar, os gestores podem focar na gestão, de forma que possam dar um maior suporte às pessoas envolvidas no fluxo de trabalho.
Problemas de comunicação
Sem a padronização de processos, muitos problemas de comunicação podem acontecer entre o pedido inicial do cliente e a entrega do produto, o que pode gerar prejuízos financeiros ou à reputação.
Em um negócio sem a orientação e o processo corretos, as informações estão espalhadas por toda a organização, e cada departamento tem seus próprios objetivos e softwares, sem um compartilhamento efetivo de informações.
Falta de visão global
É muito comum encontrar equipes ou funcionários muito bons em suas próprias tarefas, mas que não têm uma visão global da empresa.
Se os funcionários não estão envolvidos com os objetivos estratégicos, eles não sabem o real motivo de seu trabalho, o que pode levar à desmotivação, insatisfação, retrabalho e baixa produtividade.
Dificuldade em encontrar problemas
Além disso, a falta de gerenciamento de processos dificulta a simples identificação de problemas.
Os clientes não estão satisfeitos, mas, muitas vezes, a empresa tem dificuldade em perceber ou entender o porquê.
Isso pode acontecer pela falta de medidores e indicadores estabelecidos ou pela falta de comunicação entre os setores.
Se os clientes reclamam de um produto com SAC, ou se seu NPS é negativo, mas os processos não são integrados, o negócio não consegue detectar onde está o problema: se é na produção, com insumos e fornecedores ou com o marketing.
Falta de suporte para tomada de decisão
As empresas sem uma visão de processos ficam limitadas: elas só podem ver o que está sendo feito no momento, sem saber o que já foi feito e o que acontecerá após a tarefa atual.
Como resultado, a tomada de decisão, principalmente as da alta administração, é impactada negativamente, já que é necessário um estudo para entender a situação completa e tomar uma ação mais segura.
Quais processos podem ser padronizados?
A automação de processos traz muitos benefícios quando comparada a uma estrutura funcional sem nenhuma integração.
Diante disso, ao adotar a cultura do processos, sua empresa pode se beneficiar nos seguintes aspectos:
- Mais eficiência e agilidade operacional para a gestão financeira;
- Controle e monitoramento de processos por análises e relatórios;
- Melhora na gestão de vendas e clientes;
- Controle de vendas e estoque precisos.
Nesse cenário, contar com um ERP adequado para a realidade da empresa pode ser de extrema importância.
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