O número de pequenas e microempresas abrindo no Brasil cresceu significativamente no último ano, de acordo com uma pesquisa do Sebrae. 

Em 2021, mais de 3,9 milhões de empreendedores formalizaram micro e pequenas empresas ou se registraram como microempreendedores individuais (MEIs).

Esse número cria um cenário muito competitivo, tornando a gestão de pequenos negócios uma tarefa que requer atenção especial. 

Os gerentes precisam estar envolvidos em diversas áreas, como monitoramento, gerenciamento de estoque, análise de concorrência e, principalmente, planejamento.

A partir dessa gestão, é possível entender não apenas como é gasto o dinheiro, mas também otimizar investimentos para garantir a competitividade da empresa no futuro.

Diante de toda essa demanda, tentar manter a organização sem a utilização de ferramentas pode fazer o empreendedor perder o entendimento dos números.

Pensando nisso, preparamos um artigo que explica como o ERP SAP Business One pode ajudar sua empresa a realizar uma gestão financeira eficiente que impulsione o negócio.

Boa leitura!

Gestão financeira para pequenas empresas com o SAP Business One

Por mais que as unidades de negócios de sua organização tenham relatórios distintos, elas podem compartilhar usuários, parceiros, clientes e outros dados importantes.

Com isso, manter bancos de dados separados para diferentes unidades de negócios é inconveniente, além de gerar inconsistências e possíveis prejuízos.

Embora outras ferramentas tenham ajudado você a começar, sua empresa precisa de um software que possa levá-la ao próximo nível, automatizando as tarefas financeiras diárias e integrando-as a outros processos de negócios. 

Essa solução está disponível no software de gestão empresarial (ERP) SAP Business One, veja abaixo:

Case: Digilab conta com o SAP Business One para ajudar no controle das informações

Armazene todas as suas informações financeiras em um só lugar

Você pode usar seus modelos de plano de contas como estão ou personalizá-los para atender melhor aos requisitos do seu negócio. 

Como os modelos são baseados em requisitos legais específicos do país, como segmentação ou numeração específica, você consegue cumprir com mais facilidade as leis e regulamentos locais.

O SAP Business One oferece suporte a vários padrões e moedas globais de relatórios financeiros para que você possa fazer negócios em qualquer lugar, pois as transações ativam automaticamente e em tempo real os lançamentos de diário correspondentes.

Quando você faz uma compra, os lançamentos contábeis correspondentes são atualizados de forma imediata para refletir a alteração nos níveis de estoque e na avaliação. 

Usando regras de prioridade, você também pode configurar contas principais para garantir que as despesas contábeis sejam sempre atualizadas corretamente.

As transações repetidas podem ser simplificadas usando entradas de diário recorrentes e modelos de lançamento. Isso elimina o potencial de erros e reduz a quantidade de tarefas redundantes.

Você pode usar recibos para criar vários lançamentos e processar essas entradas no modo de lote, contabilizando tudo ao mesmo tempo.

Case: O SAP Business One proporcionou melhora significativa nos processos da Geguton

Gerencie o fluxo de caixa, rastreie ativos e controle orçamentos

O SAP Business One fornece recursos e relatórios intuitivos que ajudam a otimizar a liquidez, prevendo com precisão o fluxo de caixa e lidando de forma eficiente com condições de pagamento, lembretes de clientes e cobranças.

Por exemplo, você pode configurar alertas para notificá-lo sobre quaisquer pagamentos pendentes que possam afetar seu fluxo de caixa.

É possível rastrear clientes que têm faturas não pagas e gerar automaticamente cartas de advertência. Dependendo de quanto tempo a fatura não foi paga, é possível saber quais são as condições de pagamento e o quanto ainda resta da dívida.

Você pode definir limites de gastos para diferentes departamentos, divisões ou até mesmo negócios. Isso permite que você monitore de perto o quanto está sendo gasto e em quê.

Por fim, a solução também é capaz de gerenciar despesas e receitas diretas e indiretas, como administração, publicidade e custos de financiamento distribuídos por várias atividades comerciais, criando regras de distribuição para alocar receitas e despesas automaticamente.

Acelere encerramentos e mantenha a conformidade

O processo de fechamento é importante para todas as organizações porque permite que elas compilem demonstrações financeiras precisas. A gerência pode usar essas declarações para tomar decisões de negócios.

O SAP Business One ajuda você a acelerar o final do mês automatizando as atividades de negócios, o que torna seu trabalho mais eficiente e reduz o número de erros.

Você tem acesso em tempo real a informações financeiras confiáveis que ajudam a reduzir o tempo necessário para fechar seus extratos no final de cada período.

O SAP Business One calcula os impostos automaticamente para cada item de linha em cada transação, levando em consideração os requisitos de alocação e relatórios específicos do país.

Com computação automatizada e relatórios de casos fiscais, você pode cumprir facilmente os requisitos legais de cada país em que faz negócios.

Controle extratos bancários, pagamentos e reconciliações

Com a funcionalidade bancária e de reconciliação do SAP Business One, é possível automatizar o processo de contas a pagar e a receber.

Os pagamentos são realizados de acordo com critérios de seleção pré definidos e métodos de pagamento, como cheque, transferência bancária, cartão de crédito ou dinheiro, e as transações são lançadas automaticamente quando o processo é concluído.

Você pode usar o recurso de processamento de extrato bancário para gerar pagamentos de entrada e saída e para reconciliar suas contas de balanço.

Além disso, o mecanismo de reconciliação da solução pode fazer a correspondência de pagamentos que não foram cobrados automaticamente, a abertura automática ou manual de itens e filtragem por conta ou parceiro de negócios.

Forneça uma visão nítida para seu planejamento e auditorias

Para ter certeza de que está fazendo o controle financeiro corretamente, você pode configurar orçamentos em sua moeda local usando várias regras de alocação e rastrear com precisão as despesas correspondentes.

Os alertas podem informar ou bloquear automaticamente quando uma transação ultrapassa um determinado limite de orçamento.

Você pode criar uma demonstração detalhada de lucros e perdas com base nas receitas e despesas diretas e indiretas, conforme definido nas regras de alocação. 

Com o SAP Business One, você pode criar uma demonstração detalhada de lucros e perdas com base em como suas receitas e despesas são classificadas: diretas ou indiretas.

Além disso, a solução conta com muitos tipos de relatórios financeiros disponíveis, como balanços, demonstrações de lucros e perdas, relatórios de lucratividade, comparações de vários períodos, relatórios antigos e relatórios de orçamento.

Com a funcionalidade de detalhamento interativo, você pode clicar em dados específicos para obter as respostas de que precisa.

Isso permite que você tenha uma melhor compreensão da situação financeira geral antes de tomar decisões comerciais importantes.

Administre seus ativos de maneira eficiente

Com as informações atualizadas sobre ativos fixos no registro do item, você pode rastreá-los ao longo de seu ciclo de vida, depreciando-os ou transferindo-os para outros centros de custo quando necessário.

Com o SAP Business One, é possível planejar a depreciação de seus ativos imobilizados usando métodos como saldo decrescente ou multinível, e isso pode ser feito mensalmente.

A ferramenta também permite apreciar um ativo fixo criando um documento de depreciação manual ou realizando uma reavaliação.

Você pode comprar e vender ativos fixos usando documentos como contas a pagar ou contas a receber, notas de crédito ou faturas, podendo também modificar suas classificações por meio de um documento de transferência.

Por fim, você pode aplicar mais de um conjunto de contas a um imobilizado, de modo que o valor do ativo e as transações possam ser lançados em mais de uma área contábil ao mesmo tempo.